Itt van a sorvezető a számlázó programok bejelentéséhez

“Szolnoki Béla adószakértő, könyvvizsgáló
adózóna: 2014.09.11., 06:24 Frissítve: 2014.09.10., 17:22”

Mit vár az adózóktól számlázási programjukkal, online számlázási rendszerükkel kapcsolatban a NAV? Részletes útmutatót adunk az adóhatóság minap közölt nyomtatvány-tervezete alapján.

Az új, számlázással és nyugtakibocsátással kapcsolatos 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet – a továbbiakban: új számla rendelet – alapján elkészült a számlázó programok új bejelentési nyomtatványa, (illetve jelenleg még csak a tervezete), amely a NAV honlapjáról tölthető le. Az új számla rendelet bár július 1-jén lépett hatályba, egyes rendelkezéseiket csak 2014. október 1-jétől, illetve 2015. július 1-jétől kell alkalmazni. Ezzel egyidejűleg a számlázással és nyugtakibocsátással kapcsolatos 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet hatályát vesztette. Nem változott a folyamatos sorszámozottságra vonatkozó előírás, valamint az a követelmény sem, miszerint a számlázó programnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania.

A rendelet összefoglalja az áfatörvény szerint elképzelhető számlázási és azt helyettesítő bizonylat kibocsátási módozatokat – illetve az ezekkel szembeni követelményeket –, amelyek a következők lehetnek:

  1. a nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugták és számlák (az úgynevezett „kézi számlázás”),
  2. a számlázó programmal előállított számlák és a számítógéppel előállított nyugták,
  3. a teljes körűség érdekében kezeli a pénztárgépes és taxaméteres számlát és nyugtát is, ha erről külön rendelkezik.

Az előzőek alapján a számla, illetve nyugta megjelenési formája lehet: papír alapú és elektronikus formában megőrzött. Ez utóbbi is kétféle lehet

  • olyan bizonylat, amely eleve elektronikusan lett kibocsátva, valamint
  • olyan papíralapú bizonylatot, amely digitalizálásra került. A rendelet szerint a digitalizálásra továbbra is a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM-rendelet előírásait kell alkalmazni.

A digitális archiválás szabályai nem módosultak. Továbbra is alkalmazni kell a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM-rendelet rendelkezéseit, azaz a digitális archiválás csak legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy külön akkreditációhoz kötött úgynevezett zárt rendszer útján lehetséges. Ebből egyébként az a bonyodalom is következik, hogyha a vevő kap egy pdf-formátumú számlát elektronikus aláírás és időbélyegző nélkül (ez egyébként megfelel az áfatörvény elektronikus számlákkal szemben támasztott követelményeinek), akkor az adójogszabályok által előírt megőrzési kötelezettség teljesítéséhez továbbra is szükséges a dokumentumhoz rendelt elektronikus aláírás és időbélyegző alkalmazása.

A legfontosabb tartalmi változás, hogy 2014. október 1-jétől a vállalkozásoknak be kell jelenteniük az adóhatóság felé a számla kibocsátáshoz alkalmazott számlázási programjukat, valamint az online számlázási rendszert is. Az erre a célra NAV által rendszeresített SZÁMLÁZÓ nyomtatványt elektronikus úton az ügyfélkapun keresztül, illetőleg papír alapon lehet benyújtani az adóhatóságnak. A számlázó program beszerzését, rendelkezésre bocsátását, vagy saját fejlesztés esetén a rendeltetésszerű használatbavételt, valamint külön az online számlázási rendszert az igénybevétel kezdetét követő 30 napon belül kell az adóhatósághoz bejelenteni. Hasonló kötelezettség vonatkozik az előzőek használatból való kivonására is, ezt az igénybevétel befejezését követő 30 napon belül köteles bejelenteni az adózó.

Ugyanakkor külön átmeneti szabály vonatkozik a 2014. október 1. előtt beszerzett, de ezt követően még használatban levő számlázó programokra is, valamint a saját fejlesztésű programokra, illetve igénybevett online számlázó programokra, amelyek adatait 2014. november 15-éig kell az adózónak bejelenteni. A bejelentett nyomtatványokat az adóhatóság megvizsgálja, és ha a nyomtatvány nem javítható, 15 napon belül hiánypótlásra szólíthat fel.
A SZÁMLÁZÓ nyomtatvány önmagában egyszerűnek mondható. A Főlapon a kötelezett adatait és aláírását, vagy meghatalmazását, ellenjegyzését kell megadni, a számlázó program és/vagy online számlázó rendszer kitöltött blokkjainak, lapjainak számát a program automatikusan számolja. A tartalmi kitöltést szolgáló SZÁMLÁZÓ-01 pedig 2 részből áll: az egyik a számlázó programra, míg a másik az online számlázási rendszerekre vonatkozik, mindegyiken belül külön blokk tartalmazza a használatba vétel és a használatból való kivonás bejelentését. Ezen kívül külön kód szolgál a saját fejlesztés jelzésére.

A számlázó programoknál meg kell adni a számlázó program nevét, azonosítóját, a programfejlesztő nevét – és ha van, az adószámát –, valamint az értékesítő, forgalmazó, vagy rendelkezésre bocsátó nevét, adószámát, illetve a program beszerzés és használat kezdetének időpontját. Ha több fejlesztő is van, akkor a számlázó program dokumentációjában elsődlegesen megjelölt fejlesztőt kell feltüntetni.
Az első bejelentések nyilván nem a használatból való kivonásról szólnak, de később, ha egy számlázó programot mégis kivonnak a használatból, ilyenkor ezt is be kell jelenteni egy másik blokkban és meg kell adni az előző adatokat. Ebből egyébként logikusan adódik, hogy ilyenkor ezt meg kell előznie a számlázó program használata bejelentésének, mivel ennek hiányában nem lehet azt kivonni és hibaüzenet jelentkezhet.
Az online számlázó rendszer használatba vételénél a rendszer nevét, elérhetőségét, az online szolgáltatást nyújtó nevét és adószámát, valamint az igénybevétel kezdetének idejét kell közölni. Ugyanezeket kell közölni, de egy másik blokkban, ha az online számlázó rendszert a használatból kivonják.
Ha véletlenül elrontottuk a bejelentést, akkor sincs nagy probléma, ugyanis a törlési szándékot külön is jelezhetjük, megismételve a korábbi téves adatokat, de az ezt követő ugyanolyan betűvel jelzett blokkban kell a helyes adatokat megadnunk, és feltöltenünk. Tekintettel arra, hogy most még csak a tervezetet találjuk a NAV honlapján, a végleges beküldésig még egy kicsit várnunk kell, bár a végleges változat tartalmában nem sokban térhet el a most látottaktól.